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Organisation und Struktur für das Büro zuhause – Meine Home Office Gebrauchstools

Wer kennt es nicht, die schier niemals endende Suche nach Unterlagen, Rechnungen, Briefen, Zertifikaten, Zeugnissen oder anderen Dokumenten. Für alle, die von zuhause aus arbeiten, aber auch für alle, die endlich Ordnung in ihr Leben bringen möchten, habe ich diesen Blogbeitrag geschrieben, in dem ich euch Tipps für die Strukturierung des heimischen Arbeitszimmers mit auf den Weg geben möchte. Denn für mich als Selbstständige, ist Ordnung nicht nur das halbe Leben, sondern wirklich eine Grundvoraussetzung. Daher habe ich mir zum Glück schon vor gut zwei Jahren eine vernünftige Struktur angeeignet, die mir hilft, bei allem immer den Überblick zu behalten. Denn es gibt kaum etwas, was nerviger ist, als ständig nach Dokumenten suchen zu müssen, die doch verdammt noch mal hier irgendwo sein müssen, die man hier doch irgendwann noch irgendwo hingelegt, gesehen oder einsortiert hat. Oder nicht?

Mein Tipp ist: Um euch überhaupt erst einmal einen Überblick über all eure Unterlagen zu verschaffen und auch die Struktur, die ihr bisher an den Tag gelegt habt, solltet ihr euch einen Tag Zeit nehmen. In den aktuellen Zeiten, in denen uns Corona ohnehin in unseren Wohnungen bleiben lässt, sollte man diesen Tag ohne Probleme finden. #stayhome

Home Office Gebrauchstools

Einen Blogpost zur Produktivität im Home Office findet ihr hier. Bevor wir zur Ordnerstruktur und deren Inhalten kommen, möchte ich euch einmal einen Blick in meine täglichen Home Office Gebrauchstools geben geben. Ich nutze für aktuelle Dokumente, also Briefe die tagtäglich ankommen und bearbeitet werden müssen eine Art Kastenschublade. Ganz oben in das ‚to-do‘ – Fach kommen die zu bearbeitenden Dokumente, Rechnungen oder Ähnliches rein. Wenn sie eine längere Bearbeitungsdauer brauchen oder man aber auf Rückmeldung warten muss, dann wandern sie in die Schublade ‚in progress‘. Erst wenn das Dokument vollständig bearbeitet ist, wird es in ‚done‘ abgelegt und anschließend einmal die Woche in die dazu gehörigen Ordner eingeheftet.

Meine Kastenschublade:

Alternativen:

Neben meinen Kastenschubladen hege ich übrigens eine große Liebe zu Boxen. Wichtig dabei: Von außen immer beschriften, was drinnen ist, sodass sich alles leicht finden und auch wieder zurücklegen lässt. Ich habe Boxen für Stifte, Schneiden,Kleben, Stempeln & für Stickynotes. In einer Box sammeln ich aktuelle Belege für die Steuern, die ich dann einmal im Monat abarbeite und zum Steuerberater wegschicke.

In Stehsammlern ordne ich aktuelle Unterlagen ein, die beinahe täglich im Gebrauch sind. So wie beispielsweise meine Projektmappen. Oder wichtige Unterlagen, die ich zum Arbeiten brauche.

In vier Schritten Ordnung in das Papierchaos bringen

Ich habe euch eine Art Mini-Anleitung zusammengestellt, wie ihr in vier Schritten Ordnung in das Papierchaos bringen könnt:

Schritt 1: Zunächst solltet ihr eure Ordner und Mappen und Hefter, genauso wie die lose umherfliegenden Papiere und Dokumente gründlich durchgehen und sortieren. Räumt hierfür den Schreibtisch und die Regale einmal komplett aus und leer und legt erst einmal alles auf den Fußboden – und nutzt die Gelegenheit direkt mal zum Saugen und Staubwischen der Regale und des Schreibtischs bevor es wieder ans Einräumen geht. Und bitte nicht verzweifeln, es ist völlig normal, dass man zunächst in einem heillosen Chaos zwischen endlosen Stapeln ausPapier sitzt. Genau darum geht es nämlich: euch und euer Leben zu entstapeln. Kaum etwas ist demotivierender, als ein Stapel mit unsortierten Unterlagen auf dem Schreibtisch. Zudem lockt ein Stapel oft weitere an, denn die Hemmung etwas auf einen aufgeräumten Schreibtisch abzulegen ist viel größer, als im Chaos zwischen mehreren Stapeln einen weiteren entstehen zu lassen. 

Schritt 2: Schaut euch zunächst einmal die Ordner und Hefter an, die bereits existieren. Welche Kategorien sind hier schon angelegt? Schreibt euch auf einen Zettel alle auf und überlegt dann, welche man eventuell zusammenfassen kann – verschiedene Versicherungen möglicherweise oder alles zum Thema Auto oder Haus, beziehungsweise Wohnung. Überlegt euch dabei nicht nur, welche Themen zu welchen Kategorien gehören, sondern auch wie viele Ordner ihr für welche Kategorien wohl ungefähr benötigt.

Drei gute Tipps zum Thema Ordner sind: 1. Um über diese Entscheidungen nie den Überblick zu verlieren ist es sinnvoll, sich für die einzelnen Ordner Deckblätter anzulegen, auf denen die untergeordneten Themen vermerkt sind. 2. Um die einzelnen Kategorien auf den ersten Blick zu unterscheiden, nutze ich dann auch in den Ordnern gerne Trennblätter, die sich beschriften lassen oder Schnellhefter, die ich loche und in den Ordner einhefte. 3. Eine weitere wichtige Kennzeichnung ist die des Verfallsdatums. Dokumente, die nur eine bestimmte Zeit aufgehoben werden müssen oder aber irgendwann ihre Relevanz verlieren, sind nicht viel mehr als Altpapier und sollten daher nicht unnötig Platz einnehmen. Ich kennzeichne auf dem jeweiligen Deckblatt daher auch, wann bestimmte Unterlagen getrost im Schredder landen können. 

Ich habe Ordner für folgende Bereiche:

  • Persönliches  Geburtsurkunde, Taufurkunde, Meldebescheinigung, Kopie des Personalausweises, Heiratsurkunde, Vollmachten etc. 
  • Livestyle – Abos, Vereinsmitgliedschaften, Rechnungen für Unterhaltungselektronik Fernseher, Playstation, Kamera etc.
  • Wohnung – Mietvertrag, GEZ-Unterlagen, Strom, Internet etc.
  • Gesundheit – vom Impfpass bis zu Versicherungsunterlagen
  • Versicherungen – hier alle Versicherungen ausschließlich der Krankenkasse wie Haftpflicht, Hausrat, Berufsunfähigkeit, Rechtsschutz etc.)
  • Bisherige Bildung – Zeugnisse,  Abitur, Bachelor, Urkunden, Beteiligungsnachweise, Zertifikate etc.
  • Auto 
  • Steuerberater Rechnungen etc.
  • Finanzen – Bank(en), Kreditkarten- und Kontounterlagen, Steuererklärungen
  • Baby
  • Aktuelle Projekte
  • Archivordner

Natürlich gibt es für verschiedene Kategorien oft mehrere Ordner, die meisten davon in verschiedene Zeiträume eingeteilt, mal Jahre, mal Monate. Für den Zeugnisordner gibt es aber beispielsweise auch nur einen Ordner und für den Steuerberater gibt es hingegen jedes Jahr einen neuen Ordner. Der Order mit den aktuellen Projekten wird regelmäßig nach Abschluss eines großen Projekts, wie dem Carmushka Summerhouse oder dem Carmushka Kalender, in Archivordner umsortiert, sodass aktuelle Themen immer in meinem Stehsammler bereit stehen.

Schritt 3: Wenn ihr also alle Unterlagen und Ordner auf dem Fußboden um euch versammelt habt und zudem eine Liste mit Kategorien angelegt, geht es zu Schritt drei: Schaut euch zunächst die existierende Ordner an und entscheidet, was aufgehoben werden muss und was möglicherweise längst unwichtig, verjährt oder gar falsch einsortiert ist. Wegwerfen ist ein entscheidender Faktor in der Phase. Versucht anschließend alle noch nicht einsortierten Dokumente entsprechend eurer Ordner-Kategorien zu stapeln und direkt auch zu lochen. Wichtige Unterlagen wie Originalzeugnisse oder meinen Impfpass loche ich natürlich nicht, sondern bewahre sie am liebsten in Klarsichthüllen auf. Mir ist wichtig, dass ich alle Dokumente einheften kann, denn nichts ist nerviger, als eine Zettelwirtschaft, bei der ständig Dokumente aus den Mappen herausrutschen. 

Sind die Ordner sortiert und alle Unterlagen abgeheftet, dürft ihr euch mit dem letzten und wie ich finde angenehmsten Schritt beschäftigen: Schritt 4:

Ganz zentral ist es schließlich auch, die Ordnerrücken nun entsprechend ihres Inhalts zu beschriften. Hier findet man auf Pinterest super viele schöne Freebies zum Herunterladen und selbst Ausdrucken, mit schönen Schriftarten, die zudem direkt die richtigen Maße für die handelsüblichen Ordnergrößen haben. Man kann aber auch bei Etsy personalisierte Designs für Ordnerrücken bestellen, insbesondere für Kinderordner gibt es unglaublich süße Ideen – ich allerdings arbeite mir meiner Plottermaschine und schneide mir immer passende Sticker aus, um sie dann auf den Ordnerrücken zu kleben.

Alles was man dazu braucht:

So kann man sich eben auch selbst dran setzen und kreativ werden, wenn man sich ein bisschen damit auskennt. Damit bekommt auf jeden Fall dann alles einen einheitlichen Look und bleibt zudem übersichtlich. Ich verwende daher auch immer die gleichen Ordner. Wenn ihr eure ganzen Unterlagen ausgemistet und einsortiert habt, steht euch durchaus auch eine Belohnung zu und ihr könnt euch online nach schönen, einheitlichen Ordnern umschauen, wenn ihr bisher noch keine habt oder aber zu wenige. Denn das Auge isst schließlich mit, beziehungsweise arbeitet mit.

Das Entscheidende ist von nun an nur noch, wenn ihr einmal euer System und eure Ordnerstruktur gefunden habt, diese aufrecht zu erhalten. Wenn ein Brief kommt, so sollte dieser also nicht lange gestapelt, sondern eingeheftet werden. Damit erspart ihr es euch, in ein paar Monaten wieder auf dem Fußboden zu sitzen und euch durch Papierberge zu wühlen. Bei mir hat es sich als praktikabel herausgestellt, Unterlagen eine Woche zu sammeln und dann am Ende der Woche gesammelt einzusortieren. Das ist für mich besser umzusetzen, als jeden Brief einzeln zu lochen und direkt abzuheften, aber auch hier sollte jeder schauen, was für den eigenen Lebensrhythmus am geeignetsten ist. 

Ich wünsche euch viel Erfolg und falls ihr noch weitere Tipps für ein erfolgreich strukturiertes Home Office habt, lasst es mich gerne wissen, auch ich freue mich immer, mein System weiter zu perfektionieren. 

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Carmushka

Fashion, Travel, Lifestyle Blog von Carmen Kroll

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