So wirst du deinen digitalen Datenmüll los

Der Horror, das Kinderzimmer aufräumen zu müssen war früher – denn heute stehen wir vor den wirklichen Aufräum-Herausforderungen. Und damit meine ich nicht, wie es ist, sich als Student daran zu gewöhnen, plötzlich eine ganze Wohnung ordentlich zu halten. Mittlerweile sehen wir uns im digitalen Zeitalter und einer zunehmend virtuellen Welt vor eine völlig neue Herausforderung gestellt: das digitale Ausmisten. Die Virtual Reality die auf meinem Laptop früher herrschte, war ein reines Chaos. Denn bei zahlreichen Dokumenten auf dem PC, Benachrichtigungen in sozialen Netzwerken, überquellenden Download-Ordnern und tausenden Fotos verliert man schnell mal den virtuellen Überblick. Aber glaubt mir, ohne den digitalen Datenmüll lebt es sich so viel leichter. Denn diese ganzen Bits und Bytes nehmen nicht nur Platz auf eurem Rechner weg, sondern auch in eurem Kopf. Daher lohnt es sich, Platz zu schaffen, für die wirklich wichtigen Dinge, auch auf dem Computer oder Laptop. Wir organisieren und strukturieren schließlich tatsächlich unser Leben – wieso nicht also auch unser digitales Leben. Ich habe euch daher einmal fünf Schritte zusammengeschrieben, die aufzeigen, wie ich beim Aufräumen meines Laptops vorgehe: 

Schritt 1: Datenmüll entfernen

Hier geht es darum, alle Dateien und auch Programme zu entfernen, die man nicht mehr benötigt. Bei Dateien sammeln sich gerne mal alte Uni-Dokumente an, so wie die klassischen Dateien mit den Namen: Hausarbeit, Hausarbeit_neu, Hausarbeit_ganzneu, Hausarbeit_fastfinal etc. Ihr wisst sicher, was ich meine. Aber auch doppelte Dateien oder alte Dateien, wie Flug- oder Zugtickets oder Gutscheine, die längst ausgedruckt und eingelöst sind. Gerne kategorisiere ich dabei nach Dateiformaten also zuerst gehe ich durch die PDF-Dateien, dann die Word-Dateien, dann die Powerpoint-Präsentationen und so weiter. Außerdem ordne ich alles nach Dateigröße, sodass ich mich um die größten Speicherplatzfresser zuerst kümmern kann. Während ich Dateien schlichtweg lösche, geht es bei Programmen darum, sie zu deinstallieren. Die Programme, die am Ende noch übrig sind, sollten dann direkt auf Updates geprüft und auf den neusten Stand gebracht werden. Ausklammern würde ich hier übrigens erst einmal Fotos, denn da diese oft einen sehr persönlicher, ideellen Wert haben, ist es hier am schwierigsten sich zu trennen. Daher nehme ich mir diese abschließend nochmal gesondert vor. Ich behalte von meinen Bildern ausschließlich Fotos, die auch wirklich etwas geworden sind. Verwackelte oder unscharfe Bilder sortiere ich direkt aus und lösche sie. Zudem habe ich Jahres-Fotoordner, die dann einzeln nach Monaten sortiert sind. In den Monatsordnern liegen dann die verschiedensten Ordner zu Hochzeit, Urlaub und was sonst so anstand und fotografiert wurde. 

Schritt 2: Festplatte aufräumen

Hier geht es darum, sich für die übriggebliebenen Dateien ein Ordnungssystem zu überlegen, eine sinnvolle Dokumentenstruktur. Diese ist ganz individuell. Bist du Student, selbstständig oder nutzt deinen PC eigentlich nur in der Freizeit? Ich habe eigene Ordnerstrukturen für die Arbeit und die Freizeit, natürlich differenziere ich hier auch zwischen Oh April und Carmushka und habe zudem viele Unterordner. Es gibt für jedes Projekt einzelne Ordner, die jedoch fast immer gleich oder aber ähnlich gegliedert sind. Da unterscheide ich zwischen Content und Organisation. In den ersten Ordner kommen Ordner für Fotos und Text beispielsweise. Unter Organisation lege ich Einladungen oder Briefings ab oder Zeitpläne, je nachdem um welches Projekt es sich handelt. Wichtig ist es auch, die einzelnen Dateien so zu benennen, dass sie über die Suchfunktion auffindbar und auch leicht zuzuordnen sind. Wenn das geschafft ist und auch der Desktop plötzlich strukturiert aussieht und man ihn nicht hinter tausend Icons gar nicht mehr erkennt, darf man sich belohnen. Belohnen dadurch, dass man sich ein schönes Hintergrundfoto aussucht. Es gibt tolle bei Pinterest, ich persönlich nehme am liebsten ein eigenes Foto, beispielsweise aus dem Urlaub. 

Schritt 3: Daten durch Backups sichern

Bei wichtigen Daten gilt „safety first“. Ich fertige immer Sicherungskopien an, die ich auf externen Festplatten oder aber USB-Sticks sichere. Denn sobald der Laptop ungünstig herunterfällt, beim Reisen verloren geht oder was auch immer damit passiert: du bist – vorsichtig formuliert – am Arsch. Daher lege ich euch ans Herz eure Dateien unbedingt doppelt abzuspeichern, ihr werdet ansonsten untröstlich sein. 

Schritt 4: Abonnements prüfen und ungenutzte Konten und Profile löschen

Dieser Schritt kann gerade bei uns shoppingbegeisterten Frauen ganz schnell zur Tagesaufgabe werden. Denn es geht darum, ungenutzte Konten und Profile auf allen möglichen Seiten zu löschen. Du bist noch im StudiVZ angemeldet? Oder bei deinem Lieblingsshop, als du 17 warst? Schöne Sache, nur dass das leider zehn Jahre her ist und du die Klamotten heute schrecklich findest? Selbiges gilt aber auch für Streaming Dienste oder Shops, bei denen man sich einst für 15 Prozent Willkommensrabatt angemeldet hat und danach das Kundenkonto nie wieder genutzt hat. Das Löschen dieser Profile hat auch noch einen weiteren Vorteil: es entschlackt auf Dauer den E-Mail-Eingang.

Schritt 5: E-Mail Posteingang entschlacken

Die meisten von uns haben mittlerweile mehrere E-Mail-Konten. Wenn ja, überlegt euch, ob ihr nicht eines oder mehrere davon stilllegen könnt. Viele haben ein Konto für Geschäftliches und eines für den Rest. Das finde ich noch okay, bei mehr Adressen finde ich es schwierig, den Überblick zu behalten. Hilfreich ist es, sich wirklich auf maximal zwei Adressen zu reduzieren, im besten Fall aber sogar auf eine. Dann kann man innerhalb des einen Accounts eine Struktur reinbringen, die hilfreich ist. Beispielsweise kann man Ordner anlegen, in die man eingehende Mails direkt verschiebt, um so Ordnung zu halten. Ich habe einen Ordner für meine Reisen, in den ich Tickets verschiebe, auch einzelne Ordner für verschiedene Projekte und einen Ordner für jeden großen Partner. Mein Business-Mailkonto hat eine Strukur, die mittlerweile ähnlich derer auf meinem Laptop selbst ist, aber gerade als Selbstständige ist es für mich essentiell, organisiert zu sein und den Überblick zu haben. Auch lassen sich im E-Mail-Account sehr einfach Kontakte anlegen und pflegen, deren Mails automatisch auf dein Handy gepusht werden. Wichtig ist, dass nicht jeden Tag irgendein Spam oder Newsletter deine Zeit und Aufmerksamkeit stiehlt, daher würde ich wirklich mich von allem Unnötigen abmelden. Einen Monat lang einfach bei jeder eingehenden Mail dieser Art unten den Link zum Abbestellen folgen, denn bei jedem Newsletter gibt es unten eine Funktion, ihn abzubestellen. Und schon bald lichtet sich das Postfach und man hat Überblick über die wirklich wichtigen Mails.

Und ja, all diese Schritte sind teils mühsam und vor allem zeitaufwendig, zumindest dann, wenn man die vergangenen Jahre immer etwas schludrig damit umgegangen ist. Aber wenn man diesen Frühjahrsputz einmal hinter sich gebracht hat, sparen die Maßnahmen langfristig betrachtet enorm viel Zeit. Man erspart sich ewiges Suchen und zudem gibt einem ein strukturierter Laptop ein viel besseres Gefühl, wenn man daran arbeitet. Man kann viel fokussierter sein und sich schnell einen Überblick verschaffen. 

Ein wichtiger Hinweis am Ende ist jedoch noch der, dass „Ordnung haben“ von „Ordnung halten“ kommt. Aber wenn man einmal eine Struktur hat, ist es wirklich ein Leichtes, immer alles direkt richtig abzulegen und zu speichern oder eben zu löschen. Ganz schnell entwickelt sich daraus eine enorm zeitsparende Routine. Und glaubt mir, es befreit euren Kopf genauso wie euren Rechner und lässt euch Zeit für die schönen Dinge im Leben (zu denen bei mir Aufräumen auch heute immer noch nicht dazu gehört ;))

 

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